Are Swedes really that normal?
Vrij vertaald naar een artikel van Colin Moon (met ervaringen van Bart)
Om effectief te kunnen communiceren met Zweden dien je je te realiseren dat Zweden ook eigenaardigheden hebben. Voor Zweden is dat echter niet zo makkelijk te verkroppen. Hoe kan iemand die goed bij zijn verstand is een normale, efficiënte Zweed als vreemd beschouwen?
Het uitgangspunt van de Zweed is natuurlijk dat zij “normaal” zijn. Natuurlijk denken de Zweden dat zij een beetje meer normaal zijn dan anderen. Ze geloven dat ze heel gevoelig en logisch ingesteld zijn. Ze hebben vaak niet in de gaten dat hun zakelijke partners een andere mening hebben. Die kunnen vaak denken dat Zweden grappig, vermakelijk en soms zelfs een tikje raar zijn.
Neem bijvoorbeeld de zakenwereld. Zweden nemen deel aan vergaderingen. Heel veel vergaderingen. Drie dingen in Zweden zijn absoluut zeker: de dood, de belastingen en nog meer vergaderingen.
Mötet gick bra!
Wanneer bedoelen Zweden eigenlijk wanneer ze zeggen “Mötet gick bra”’ (de vergadering ging goed)? Waren er verhitte discussies? De vergadering duurde eeuwen? Het grote aantal beslissingen die worden genomen? Ik betwijfel het.
Andere mensen op deze planeet geloven dat de enige bedoeling van een vergadering is om beslissingen te nemen. Een Zweedse vergadering wordt namelijk gehouden om samen met de aanwezigen op de vergadering te bepalen wanneer de volgende vergadering gehouden dient te worden, waarop je kunt praten over wat er de vorige vergadering gebeurd is. Vandaar dat vergaderingen vaak gehouden dienen te worden.
Op deze vergadering hebben Vicky (Victoria), Lasse (Lars) en Nisse (Nils) de kans om te zeggen wat ze vinden. Wanneer je daarna denkt een beslissing te willen nemen is het echter nodig om een andere vergadering te organiseren, want in de tussentijd dienen Vicky, Lasse en Nisse met hun collega´s Ninni, Titti en P-O (Per Olof voor de niet Zweden) te vragen wat zij er van denken. Het liefst wordt dit dan besproken in een werkgroepje (waar ook weer diverse vergaderingen voor ingepland worden).
Beslissingsproces
In Zweden worden beslissingen genomen via een zogenaamd “förankringsprocess”. Wanneer Zweden praten over een proces, is het handiger om geen haast te hebben. Ze hebben namelijk een proces voor alles. Kort gezegd betekent dit dat iedereen betrokken wordt in alles.
Iedereen vormt een opinie en iedereen luistert daarnaar. Daarna wordt er een compromis gesloten. Het woord compromis klinkt als muziek in de oren van iedere Zweed. Niet teveel en niet te weinig. Niemand wint en niemand verliest. Misschien wordt er gediscussieerd, maar in ieder geval is men het altijd eens over de datum en tijd voor de volgende vergadering.
Agenda
Zweden houden daarom ook heel erg vast aan de agenda van een vergadering. Ze zetten een paraafje bij ieder punt, nadat iedereen de kans gehad heeft om zijn zegje te doen. Ze moeten dit ook wel doen, want er is namelijk haast geboden bij het doorlopen van de agenda, want 10 minuten later is er alweer een volgende vergadering. Daarentegen wordt er natuurlijk wel iedere vergadering een uitgebreide “fika” aangeboden, waar iedereen zich op mag storten alsof ze een hele week niet gegeten hebben (terwijl de meeste net uit een net zo goed gevulde fika-vergadering gestapt komen).
Zweden houden daarom ook helemaal niet van het laatste punt op de agenda “Övriga frågor” (overige punten). Geen enkele zichzelf respecterende Zweed zal zich wagen aan het verlengen van een vergadering met zijn eigen in te brengen punten met natuurlijk het grote risico dat de vergadering iets langer zal duren dan gepland. Natuurlijk wordt er met de tijd die het puntje Övriga frågor in kan nemen geen rekening gehouden tijdens het nuttigen van de fika.
Tijd om te beslissen
Zweden zeggen zelden meteen ja of nee. In plaats van ja of nej komt er dan iets uit van nja, wat zoveel betekent als “ja, maar nee, maar..”. Gewoon ja of nee zeggen kan in Zweden namelijk leiden tot een conflict en daar zijn Zweden niet zo happig op. Om dit te voorkomen dien je je heel vaak te bedienen van woorden als “misschien”, “dat hangt er vanaf”, “dat gaan we onderzoeken” of “ik zal zien wat ik kan doen”. Het opstarten van werkgroepjes kan vaak ook een nuttige oplossing zijn.
Buitenlanders kunnen daarover geïrriteerd of zelfs boos worden. Zweden beschouwen dit dan als hysterisch gedrag. En hysterisch gedrag voelt niet comfortabel en dient geheel niet getoond te worden tijdens kantooruren. Maar als je een Zweed hoort praten dat je naar een plaats kan gaan die “hellsicke” heet, dan heb je het echter goed verbruid.
Je zult je afvragen hoe Zweden sowieso een beslissing kunnen nemen. Voor dit niet kunnen nemen van beslissingen hebben ze echter ook een woord uitgevonden, namelijk “beslutsimpotens”. Vertaal dit zo´n beetje als niet de ballen hebben om hoe dan ook een beslissing te kunnen nemen.
Melk en geen suiker
Iemand heeft weleens gezegd dat als de Zweden hun koffiepauzes zouden opgeven ze vijf jaar eerder met pensioen kunnen. Koffie drinken is namelijk een essentieel onderdeel van een vergadering, hetzij als een zelfbedieningshandeling tijdens een praatje of als een separate pauze (met daarbij de nodige versnaperingen als genoemd in het eerste deel van dit stuk). Deze koffiepauze dien je echter niet te verwarren met een nog meer voorkomende “bensträckare” (benen-strekker). Hierbij gaat iedereen staan om eventjes zijn zitvlees te ontlasten. Ik heb weleens geopperd dat we eigenlijk op die momenten gewoon door kunnen praten, maar daar werd natuurlijk heel vreemd van opgekeken
Onder andere daaruit heb ik mijn lesje geleerd om niet aan de Zweedse vergadertradities te toornen.
Balans tussen werk en vrije tijd
De meeste Zweden is het er erg aan gelegen om een gezonde balans te vinden tussen werk en het andere deel van hun leven. Ze zeggen dat Zweden hard werken, alleen zijn ze niet zo vaak op hun werk om dat ook daadwerkelijk te doen. Probeer maar eens om iemand op een vrijdagmiddag te pakken te krijgen. Aan het einde van de dinsdag wordt er al uitvoerig besproken wat er in het komende weekend gedaan gaat worden en stel je voor dat je de dag voor een feestdag (een zogenaamde “afton”) hoeft te werken. Waar iedereen op de 24e december gewoon werkt is dit in Zweden een vrije dag. Vrijdagmiddag na 14:00 uur zet je je telefoonbeantwoorder al op “gått för dagen” (wat zoveel betekent als: laat maar gaan die resterende uurtjes op mijn werk, ik ben lekker al naar huis).
Vakantie
In Zweden heb je recht op een behoorlijk aantal vrije dagen (zeker als je de verplichte aftons meerekent). Het grote voordeel zijn toch wel de “klämdagar”, zogenaamde werkdagen tussen een feestdag en het weekend, waardoor je plotseling een langere vakantie hebt, maar wat je dan maar één vakantiedag kost. Gelukkig kun je in Zweden ook dagen opnemen om je ziek kind te verzorgen (zgn. “vård av sjukt barn-dag”), waarbij je gewoon doorbetaald je werk even achter je kan laten om een dagje voor je zieke kind te zorgen. Dit fenomeen is overigens geheel geaccepteerd in Zweden, evenals het feit dat je niet op je werk verschijnt als je ´s ochtends een druppel uit je neus voelt komen of een beetje raar gevoel in je maag hebt. Je zou je collega´s eens kunnen besmetten met een opkomende verkoudheid of een maaggriepje.
Maar -eerlijk is eerlijk- als de Zweden niet vergaderen en toch op het werk zijn gaat het er vaak wel effectief aan toe. Buiten het ieder uur checken van je Facebook-pagina en het lezen van de krant komt er toch nog wel wat uit hun handen. Maar echter niet voor 08:30 (opnemen flex-tijd), na 16:00 (ophalen van de kinderen van de naschoolse opvang), niet na 14:00 op een vrijdag en het liefste ook niet tussen 1 mei en half augustus.
Het is dus maar net vanuit welke ogen en achtergrond je de Zweden bekijkt, zo normaal zijn ze dus blijkbaar ook weer niet.
En daar ben ik nog steeds iedere dag blij om!!!